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¿Por qué integrar Dynamics 365 con la centralita virtual VocalBOX?

Por separado, una centralita virtual y un CRM como Dynamics 365 cumplen funciones importantes dentro de la actividad comercial de una empresa, pero la integración entre ambos genera una poderosa herramienta que optimiza su rendimiento.

Veamos un ejemplo prácticoCuando un cliente llama y se recibe su llamada en la centralita virtual, si ésta no tiene conexión con la base de datos de clientes de la empresa, la persona que atiende esa llamada dispone de una nula información sobre quién está realizando esa llamada. Sin embargosi existe esta integración con Dynamics 365se podrá acceder de forma inmediata a todos los datos relevantes sobre ese cliente. 

La comunicación que se establece con él a partir de este punto será mucho más efectiva y fructífera, ya que se podrá hacer de forma personalizada y adaptada a las características y necesidades de ese cliente en particular. Se evitará llevar a cabo acciones que supongan una incomodidad, como solicitar de nuevo datos que ya hubieran facilitado con anterioridad, algo que repercutiría negativamente en el desarrollo de esa comunicación. 

El cliente se sentirá valorado, percibirá un reconocimiento que optimiza su experiencia. Además, cada interacción que se lleve a cabo quedará almacenada directamente en el CRM, enriqueciendo la información para futuras comunicaciones. 

Son muchas las ventajas que ofrece esta integración de telefonía de la empresa con el CRM: 

  • Cuando el cliente llama, su ficha del CRM se abre automáticamente, con lo que la calidad de la atención ofrecida mejora sensiblemente. 
  • En la situación contraria, cuando se quiere llamar a algún cliente, simplemente pulsado sobre el número de contacto, la llamada se efectúa de forma automática. 
  • Mediante la creación de eventos o actividades, el historial de las comunicaciones queda almacenado y las llamadas grabadas, pudiendo acceder a estos datos con posterioridad.
  • Al estar sincronizados, todos los usuarios de Dynamics 365 pueden acceder a la información actualizada prácticamente en tiempo real. 
  • Asimismo, la optimización de tiempos en el proceso de acceso a los datos del cliente se traduce en una reducción de costesya que el tiempo invertido en buscar la ficha del cliente y guardar la información en sensiblemente menor. 
  • Igualmente, gracias a esta automatización, la productividad aumentará de forma exponencial. 

En resumen, si tu empresa trabaja con Microsoft Dynamics 365 sería un enorme acierto realizar la integración con la centralita VocalBOXLas funcionalidades de ambas herramientas se verán ampliadas y mejoradas y conseguirás: 

  • Ofrecer una atención al cliente más personalizada y efectiva. 
  • Mejorar el seguimiento comercial aumentando así las oportunidades de venta. 
  • Monitorizar todas las comunicaciones disponiendo de grabaciones y registro de posibles llamadas no atendidas. 

A partir de estas tres importantes características, podrás acceder a más funcionalidades dependiendo de quién sea tu proveedor IP. En el caso de la centralita VocalBOX de Inicia Soluciones, podrás tener acceso a: 

  • Monitoreo en Tiempo Real 
  • Grabación de Llamadas 
  • Informes y Estadísticas 
  • Sistema de Menú de Voz (IVR) 
  • Panel de Control 
  • Gestión de colas 
  • Enrutamiento Entrante 
  • Locuciones Personalizadas 

Hay que tener en cuenta que no todas las centralitas virtuales ofrecen esta posibilidad de integración con CRMsobre todo en el caso de las grandes teleoperadoras. En cambio, las empresas especializadas en comunicaciones empresariales serán las que sí te ofrezcan el acceso a esta avanzada herramienta que repercutirá muy positivamente en el desarrollo de tu negocio. 

Inicia Soluciones tiene actualmente a disposición de sus clientes la posibilidad de integración de su centralita VocalBOX con Dynamics 365, así como con Microsoft Teams, la solución más efectiva para el teletrabajo. 

Si deseas más información, contacta con nosotros en el teléfono 911422778 o en el email comercial@iniciasoluciones.es 

Software de Grabación: La mejor forma de medir el valor de nuestras llamadas empresariales

La crisis derivada de la pandemia de la COVID-19 ha generado una situación extraordinaria e inesperada que nos ha obligado a realizar una rápida adaptación a las nuevas circunstancias, y en la que las redes de telecomunicaciones se han convertido en pieza fundamental.

La digitalización de la sociedad ya es irreversible. Desde el teletrabajo, que se ha impuesto de forma contundente y vertiginosa, hasta el cambio en los patrones de consumo y forma de interactuar entre empresas y clientes. Contratación de seguros o servicios, pedidos y compras, consultas médicas, concertación de citas… gestiones que antes se hubiesen realizado de forma presencial mediante, por ejemplo, visitas comerciales han dejado de formar parte de nuestro día a día y hay que adecuarse a estas nuevas pautas. 

El nuevo modelo en remoto conlleva un reto a la hora de controlar que los procesos se realicen o no en la forma correcta. Ahora, más que nunca, se hace necesario implantar sistemas de monitorización y grabación que permitan tener un control absoluto sobre las actuaciones de los agentes o empleados. Igualmente es crucial el almacenamiento y disposición de una completa información sobre los procesos realizados, de cara a supervisarlos y mejorarlos si es necesario, utilizar la información para futuras estrategias comerciales o eventuales reclamaciones. Todo ello, siempre, bajo un riguroso cumplimiento de la GDPR. 

Nuestro sistema de grabación VocalREC, cuya versión 3 lanzamos ahora al mercado, cuenta con diferentes funcionalidades de monitorización que permitirán disponer de una visión 360, tanto de la actividad de los agentes y empleados, como de la calidad del servicio facilitado. 

Gracias al módulo Screen Recording, las interacciones de los agentes en el escritorio se sincronizan con la llamada telefónica y quedan grabadas y almacenadas. 

Por otro lado, el módulo Screen Monitoring permite monitorizar en tiempo real la actividad del agente, lo que hace posible a los supervisores evaluar su actuación, así como hacer comentarios o correcciones de forma paralela. 

Siendo conscientes también de la importancia de controlar cómo los empleados gestionan el teletrabajo, hemos desarrollado el módulo Screen Sensor. Mediante esta funcionalidad se podrá disponer de una información detallada sobre la forma en la que se administran las horas laborables, pudiendo obtener estadísticas tanto de las aplicaciones utilizadas por el empleado, como de las páginas web visitadas. Categorizando previamente las mismas como, por ejemplo “ocio” y “trabajo”, se podrá discernir qué tiempo dedica el agente a cada una de las categorías definidas de una forma útil y visual. 

Es indiscutible que las empresas que quieran adaptarse a los nuevos patrones de interactuación con los clientes, deben digitalizar sus procesos cuanto antes. Es el momento de convertir estos tiempos convulsos en una oportunidad para crecer, implantando soluciones que funcionen como un catalizador para situarse en una posición de ventaja

En Inicia Soluciones centramos nuestros esfuerzos en mantener a nuestros clientes a la vanguardia de la digitalización, ofreciendo soluciones innovadoras y adaptadas a la situación actual, así como facilitando el acceso a las mismas. Como hemos hecho con nuestra reciente incorporación a la lista de proveedores oficiales de soluciones tecnológicas ofrecidas en el portal Acelera Pyme, dependiente del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación digital, con nuestra solución para el teletrabajo y nuestro software omnicanal para contact center. 

Contacta con nosotros. Seguro que podemos ayudarte a optimizar tus procesos o aumentar las oportunidades de venta. Pídenos una consultoría sin compromiso. 

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